منتجات
ما هو نظام إدارة الحضور وكيف يعمل؟
نظام إدارة الحضور يسجّل أوقات العمل ويتحقق منها وفق قواعد المؤسسة ويحوّلها إلى موافقات وبيانات جاهزة للرواتب. كيف يعمل وما الذي تبحثون عنه عند اختياره.
نظام إدارة الحضور برنامج يسجّل متى يبدأ الموظفون العمل ومتى ينتهون، ويتحقق من كل تسجيل وفق قواعد المؤسسة، ثم يحوّل النتيجة إلى موافقات واستثناءات وتقارير جاهزة للرواتب. فهو يحلّ محل السجلات الورقية والجداول المتفرقة بسجل واحد تعتمد عليه الموارد البشرية والمديرون والرواتب.
ما الذي يفعله نظام الحضور؟
كل نظام حضور، بسيطاً كان أو متعدد المواقع، يؤدي خمس مهام:
- التسجيل: لحظة دخول الموظف وخروجه.
- التحقق: أن التسجيل حقيقي، أي الشخص الصحيح في المكان الصحيح.
- تطبيق السياسة: ساعات العمل والورديات وقواعد التأخير والعمل الإضافي.
- توجيه الاستثناءات: كنسيان التسجيل والإجازات والتصحيحات عبر سلسلة موافقات.
- إعداد التقارير: بحسب الموظف والفريق والموقع وفترة الرواتب.
وأكثر ما يختلف فيه نظام عن آخر هو جودة المهمة الثانية والرابعة.
كيف يسجّل الموظفون حضورهم؟
تحتاج أماكن العمل المختلفة إلى طرق مختلفة:
- الجوال مع نطاق جغرافي (Geofence): ترسم المؤسسة حدوداً حول كل موقع، ولا يستطيع الموظف تسجيل الحضور من هاتفه إلا داخلها. يناسب الفرق الميدانية والمكاتب.
- إثباتات الموقع: رمز QR متجدد يظهر في الموقع، أو شبكة Wi-Fi الخاصة به، أو أجهزة بلوتوث قريبة (بيكون)، وكلها تضيف دليلاً على وجود الشخص فعلاً.
- شاشات الدخول (Kiosk): جهاز لوحي أو طرفية عند المدخل، ومفيدة حيث لا يحمل الموظفون هواتفهم أو يُمنعون من استخدامها.
- أجهزة البصمة: أجهزة مخصّصة عند المدخل للمواقع التي تحتاجها.
وتجمع معظم المؤسسات بين أكثر من طريقة، لأن المقر الرئيسي والمستودع وفريق التوصيل لا تتشابه قيودها.
كيف يتحقق النظام من هوية من سجّل؟
التسجيل نيابةً عن الغير نقطة الضعف المعروفة في أي عملية حضور. وتقلّله الأنظمة بطبقات: جهاز موثوق مرتبط بكل موظف، وتحقق بالوجه مع التقاط حي فلا تكفي صورة لصورة. ولأن بيانات الوجه بيانات شخصية، ينبغي طلب موافقة الموظف قبل التقاطها، وأن توضح السياسة كيف تُستخدم.
وللتحقق بالموقع حدوده أيضاً: النطاق الجغرافي يثبت أن الهاتف كان داخل الحدود، لا أن الشخص كان يعمل. لذلك تجمع مؤسسات كثيرة بين الموقع وإشارة ثانية ولا تكتفي به.
من الحضور إلى الرواتب
تظهر قيمة السجل في نهاية فترة الرواتب. فالأنظمة الجيدة تحتسب التأخير والعمل الإضافي من قواعد الورديات، وتجمع طلبات الإجازة والتصحيح بموافقات متعددة المستويات مع تفويض حين يغيب المدير، وتصدر تقارير الحضور والاستثناءات وفترة الرواتب القابلة للتصدير إلى نظام الرواتب. وإقفال الفترة بعد الاعتماد يمنع تغيّر الأرقام بعد أن استخدمتها الرواتب.
ما الذي تبحثون عنه عند الاختيار؟
- هل يمكنه تمثيل مواقعكم وورديات العمل والساعات المرنة دون حلول التفافية؟
- ما قنوات التسجيل المدعومة، وهل يمكن الجمع بينها بحسب الموقع؟
- كيف يتحقق من الهوية، وكيف يتعامل مع موافقة الموظف على بيانات الوجه؟
- هل تتبع الموافقات سلسلة مؤسستكم، بما فيها التفويض؟
- هل تصل التقارير إلى عملية الرواتب دون إعادة إدخال؟
- هل يعمل بالعربية والإنجليزية، وبالتقويم الهجري إن كانت مؤسستكم تستخدمه؟
- هل يمكن الدخول إليه عبر مزوّد الهوية الحالي لديكم؟
أين تقع وتيرة؟
وتيرة منصة إدارة الحضور والقوى العاملة التي تطوّرها TIQANIA LTD. وتغطي أساسيات ما سبق: الحضور بالموقع الجغرافي (GPS) داخل النطاق، والحضور برمز QR، والأجهزة الموثوقة، والجداول والساعات المرنة، والإجازات والموافقات، والتقارير الجاهزة للرواتب. ولا ترتبط بأجهزة البصمة. راجعوا صفحة وتيرة للاطلاع على الباقات وقائمة الإمكانات كاملة.
